Kleding Management Systeem voor bedrijfskleding

 

Grip op bedrijfskleding, minder administratie en medewerkers die eenvoudig zelf kunnen bestellen.

Bedrijfskleding beheren voor meerdere medewerkers, afdelingen of vestigingen kan behoorlijk wat tijd kosten. Wie heeft welke kleding? Wanneer mag iemand opnieuw bestellen? Welke kleding hoort bij welke functie? En hoeveel budget is er nog beschikbaar?

Met het Kleding Management Systeem (KMS) van ID Wear organiseer je het volledige proces rondom bedrijfskleding vanuit één overzichtelijke online omgeving.

Medewerkers kunnen zelf hun bedrijfskleding bestellen, terwijl jij controle houdt over assortimenten, budgetten, maten, bestellingen en verbruik.

Zo maken we bedrijfskleding beheren een stuk eenvoudiger.

Wat is een Kleding Management Systeem?

 

Een Kleding Management Systeem, afgekort KMS, is een online omgeving voor het beheren, bestellen en uitgeven van bedrijfskleding, werkkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's).

Iedere medewerker kan een persoonlijk account krijgen met daarin uitsluitend de producten die voor hem of haar beschikbaar zijn.

Je bepaalt bijvoorbeeld welke kleding bij een bepaalde functie hoort, hoeveel een medewerker mag bestellen en welk budget daarvoor beschikbaar is.

De medewerker logt vervolgens zelf in en plaatst een bestelling.

Het resultaat? Minder handmatig werk, minder kans op fouten en veel meer inzicht in het gebruik van bedrijfskleding binnen je organisatie.

Zo werkt het KMS van ID Wear

 

Het bestellen van bedrijfskleding hoeft niet ingewikkeld te zijn.

1. We richten jouw kledingcollectie in

 

Samen bepalen we welke bedrijfskleding, werkkleding en eventueel PBM's binnen jouw organisatie gebruikt worden.

Daarbij kunnen we onderscheid maken tussen verschillende functies, afdelingen en locaties.

2. Iedere medewerker krijgt een persoonlijk account

 

Medewerkers krijgen toegang tot hun eigen bestelomgeving.

Hier zien zij alleen de kleding en producten die voor hen beschikbaar zijn. Ook kunnen persoonlijke maten worden vastgelegd, zodat bestellen nog eenvoudiger wordt.

3. Je bepaalt kledingpakketten en budgetten

 

Per functie of medewerker kunnen kledingpakketten worden samengesteld.

Ook kunnen budgetten en bestellimieten worden ingesteld. Zo bepaal je vooraf hoeveel en welke bedrijfskleding iemand mag bestellen.

4. De medewerker bestelt zelf

 

De medewerker logt in, kiest de benodigde kleding en plaatst de bestelling.

Afhankelijk van de inrichting kan een bestelling direct worden verwerkt of eerst ter goedkeuring naar een manager worden gestuurd.

5. ID Wear verzorgt de bestelling

 

Na goedkeuring kan de bestelling worden verwerkt en klaargemaakt.

De medewerker kan de status van de bestelling volgen en de kleding vervolgens op de afgesproken locatie ontvangen.

Van bestelling tot levering: het hele proces wordt overzichtelijk georganiseerd.

Persoonlijk kledingpakket per medewerker

 

Niet iedere medewerker heeft dezelfde bedrijfskleding nodig.

Een monteur heeft bijvoorbeeld andere kleding nodig dan een magazijnmedewerker, chauffeur of medewerker op kantoor.

Daarom kunnen binnen het KMS verschillende kledingpakketten per functie worden ingericht.

Medewerkers kunnen aan één of meerdere functies of kledingpakketten worden gekoppeld. Daarnaast kunnen individuele producten worden toegevoegd wanneer een specifieke medewerker iets extra's nodig heeft.

Zo krijgt iedereen toegang tot de juiste bedrijfskleding, zonder dat medewerkers uit het volledige assortiment hoeven te kiezen.

Budget per medewerker instellen

 

Wil je controle houden over de kosten van bedrijfskleding?

Binnen het KMS kunnen budgetten worden ingesteld.

Dat kan bijvoorbeeld per:

• medewerker;
• functie;
• functiegroep;
• afdeling;
• kledingpakket.

De medewerker ziet tijdens het bestellen welk budget beschikbaar is.

Zo voorkom je dat medewerkers meer bestellen dan afgesproken en hoef je niet iedere bestelling handmatig bij te houden.

Maten van medewerkers vastleggen

 

Iedere keer opnieuw vragen welke maat iemand heeft?

Ook dat is niet nodig.

In het KMS kunnen de kledingmaten per medewerker worden vastgelegd. Daarbij kan rekening worden gehouden met afwijkende maten en kan een voorkeursmaat worden onthouden.

Hierdoor wordt bestellen gemakkelijker en wordt de kans op verkeerde maten kleiner.

Goedkeuring door een manager

 

Wil je dat medewerkers zelf kunnen bestellen, maar wil je wel controle houden?

Bestellingen kunnen worden ingericht met een goedkeuringsproces.

Een medewerker plaatst de bestelling en een verantwoordelijke manager kan deze vervolgens controleren en goedkeuren voordat de bestelling verder wordt verwerkt.

Zo combineer je het gemak van zelfstandig bestellen met controle vanuit de organisatie.

Geschikt voor meerdere vestigingen en afdelingen

 

Heeft jouw organisatie meerdere vestigingen, locaties, afdelingen of kostenplaatsen?

Geen probleem.

Het KMS kan worden ingericht volgens de structuur van jouw organisatie. Vestigingen en afdelingen kunnen afzonderlijk worden ingericht en bestellingen kunnen aan de juiste locatie worden gekoppeld.

Ook rapportages kunnen per vestiging, afdeling of kostenplaats worden bekeken.

Hierdoor heb je zowel centraal als lokaal inzicht in het gebruik van bedrijfskleding.

Altijd inzicht in bestellingen

 

Medewerkers kunnen zelf de status van hun bestelling bekijken en hun bestelhistorie raadplegen.

Ook voor beheerders en managers is er uitgebreid inzicht in bestellingen.

Zo kun je onder andere bekijken welke producten besteld zijn, door wie ze zijn besteld en wat de actuele status is.

Hierdoor zijn minder losse e-mails en vragen nodig over de status van bestellingen.

Rapportages en inzicht in verbruik

 

Wie bestelt wat? Hoeveel bedrijfskleding wordt er gebruikt? En wat is het verbruik per afdeling of vestiging?

Het KMS biedt uitgebreide mogelijkheden om het gebruik van bedrijfskleding inzichtelijk te maken.

Rapportages kunnen onder andere inzicht geven in:

• totaal verbruik;
• verbruik per periode;
• verbruik per vestiging of afdeling;
• bestellingen per medewerker;
• bestellingen per functiegroep;
• verbruik per product;
• actuele budgetten;
• budgethistorie;
• actuele voorraad;
• kleding in bezit per medewerker.

Dat laatste is bijvoorbeeld handig wanneer een medewerker uit dienst gaat.

Zo krijg je veel meer grip op de kosten en het gebruik van bedrijfskleding binnen je organisatie.

Voorraad van bedrijfskleding beheren

 

Ook voorraadbeheer kan onderdeel zijn van het kledingmanagement.

Hiermee krijg je inzicht in de actuele voorraad en voorraadmutaties van producten.

Zo kun je beter bepalen wanneer nieuwe voorraad nodig is en voorkom je dat onnodig grote hoeveelheden bedrijfskleding op voorraad worden gehouden.

Retouren en deelleveringen

 

Ook nadat een bestelling is geplaatst, blijft het proces overzichtelijk.

Het systeem biedt mogelijkheden voor onder andere retouraanmeldingen, backorders en deelleveringen.

Hierdoor blijft de status van een bestelling inzichtelijk, ook wanneer niet alles in één keer geleverd kan worden.

Jouw eigen bestelomgeving

 

De bestelomgeving kan worden afgestemd op de uitstraling van jouw organisatie.

Denk bijvoorbeeld aan je eigen huisstijl, afbeeldingen en communicatie rondom bestellingen.

Voor medewerkers voelt het daardoor als een vertrouwde bestelomgeving die aansluit bij de organisatie waarvoor zij werken.

Koppeling met andere systemen

 

Voor grotere organisaties is het belangrijk dat een Kleding Management Systeem niet op zichzelf staat.

Daarom zijn koppelingen mogelijk met verschillende bedrijfssoftware.

Denk bijvoorbeeld aan:

HRM-systemen
Voor het verwerken van medewerkersgegevens en mutaties.

ERP-systemen
Voor het uitwisselen van bestellingen en voorraadgegevens.

Financiële en administratieve systemen
Voor het verwerken van financiële gegevens en transacties.

Productinformatiesystemen (PIM)
Voor het uitwisselen van product- en voorraadinformatie.

Door systemen met elkaar te koppelen kunnen handmatige handelingen worden verminderd en hoeft dezelfde informatie niet steeds opnieuw te worden ingevoerd.

Bedrijfskleding én beheer bij één partner

 

Het voordeel van het KMS via ID Wear is dat je niet alleen een systeem krijgt om kleding te beheren.

Wij verzorgen ook de bedrijfskleding zelf.

Samen stellen we een kledingcollectie samen die past bij jouw medewerkers, werkzaamheden en huisstijl. Vervolgens kunnen we de kleding voorzien van jouw bedrijfslogo door middel van bedrukken of borduren.

Daarna richten we het bestelproces zo in dat medewerkers eenvoudig de juiste kleding kunnen bestellen.

Zo heb je één aanspreekpunt voor:

bedrijfskleding + personalisatie + kledingbeheer + bestellen + levering.

Voor welke organisaties is het KMS interessant?

 

Het Kleding Management Systeem is interessant voor organisaties die regelmatig bedrijfskleding bestellen en meer grip willen krijgen op het beheer daarvan.

Bijvoorbeeld voor bedrijven met:

• veel medewerkers;
• verschillende functies;
• meerdere afdelingen;
• meerdere vestigingen;
• regelmatig nieuwe medewerkers;
• verschillende kledingpakketten;
• persoonlijke beschermingsmiddelen;
• individuele kledingbudgetten.

Of je nu bedrijfskleding beheert voor enkele tientallen medewerkers of voor een grote organisatie met meerdere locaties: het systeem kan worden ingericht rondom jouw organisatie.

De voordelen van het KMS

 

Met het Kleding Management Systeem van ID Wear maak je het beheren van bedrijfskleding eenvoudiger.

Minder administratie
Medewerkers kunnen zelf hun bedrijfskleding bestellen.

Meer grip op kosten
Werk met persoonlijke budgetten, kledingpakketten en bestellimieten.

De juiste kleding per functie
Iedere medewerker ziet alleen de producten die voor zijn of haar werkzaamheden beschikbaar zijn.

Minder fouten
Maten, assortimenten en medewerkersgegevens kunnen vooraf worden vastgelegd.

Meer inzicht
Bekijk bestellingen, budgetten, voorraad en verbruik vanuit één omgeving.

Geschikt voor groei
Ook meerdere vestigingen, afdelingen en grote aantallen medewerkers kunnen centraal worden beheerd.

Professionele uitstraling
Je houdt controle over welke bedrijfskleding binnen de organisatie wordt gedragen.

Veelgestelde vragen over ons Kleding Management Systeem

Wat betekent KMS?

 

KMS staat voor Kleding Management Systeem. Het is een online systeem waarmee organisaties bedrijfskleding, werkkleding en PBM's kunnen beheren en uitgeven.

Kunnen medewerkers zelf bedrijfskleding bestellen?

 

Ja. Medewerkers kunnen een persoonlijk account krijgen waarmee zij zelf uit het voor hen beschikbare assortiment kunnen bestellen.

Kan iedere medewerker een eigen kledingbudget krijgen?

 

Ja. Budgetten kunnen worden ingericht per functie of functiegroep en kunnen ook individueel worden ingesteld.

Kunnen we verschillende kledingpakketten per functie instellen?

 

Ja. Er kunnen kledingpakketten per functie worden samengesteld. Een medewerker kan indien nodig ook aan meerdere functies of kledingpakketten worden gekoppeld.

Kan een manager bestellingen eerst goedkeuren?

 

Ja. Het bestelproces kan zo worden ingericht dat een manager een bestelling eerst moet goedkeuren voordat deze verder wordt verwerkt.

Kunnen maten per medewerker worden opgeslagen?

 

Ja. Maten en voorkeursmaten kunnen aan een medewerker worden gekoppeld. Ook kan rekening worden gehouden met maatafwijkingen.

Is het KMS geschikt voor meerdere vestigingen?

 

Ja. Er kunnen meerdere vestigingen, locaties, afdelingen en kostenplaatsen worden ingericht.

Kunnen we zien welke kleding een medewerker heeft?

 

Het systeem biedt rapportagemogelijkheden waarmee inzicht kan worden verkregen in de kleding die aan een medewerker is gekoppeld of in bezit is. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij uitdiensttreding.

Kunnen we rapportages maken?

 

Ja. Er zijn verschillende rapportages beschikbaar voor bijvoorbeeld verbruik, bestellingen, budgetten en voorraad.

Kan het KMS gekoppeld worden aan onze andere software?

 

Er zijn koppelingen mogelijk met onder andere ERP-, HRM-, financiële en productinformatiesystemen. Welke koppeling voor jouw organisatie mogelijk en wenselijk is, bekijken we graag samen.

Ontdek hoeveel tijd je kunt besparen op bedrijfskleding

 

Bedrijfskleding moet goed geregeld zijn, zonder dat je er dagelijks mee bezig hoeft te zijn.

Met het Kleding Management Systeem van ID Wear krijgen medewerkers de vrijheid om eenvoudig zelf de juiste kleding te bestellen, terwijl jouw organisatie controle houdt over assortiment, budget, maten en verbruik.

Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie werkt?

Neem contact op met ID Wear. We laten je graag zien hoe we jouw bedrijfskleding én het beheer ervan slimmer kunnen organiseren.

Vraag een vrijblijvende KMS-demo aan →